La Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de los Registros y el Notariado sobre la legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización establece, para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, la obligatoriedad en el uso del formato electrónico y en la vía telemática para proceder a la legalización de los libros obligatorios.
A modo de resumen la instrucción establece lo siguiente:
- El plazo para la legalización de libros es de cuatro meses tras el cierre del ejercicio social.
- Los libros obligatorios que deben legalizarse son los siguientes:
- Libro Diario y uno de Inventario y Cuentas Anuales
- Libro de Actas
- Libro Registro de Acciones Nominativas (Sociedades Anónimas)
- Libro Registro de Socios (Sociedades Limitadas)
- Libro Registro de contratos (Únicamente Sociedades Unipersonales)
Adicionalmente se podrán legalizar los Registros del Impuesto sobre el Valor Añadido, inventarios, mayor y los registros que se desee.
- No podrán legalizarse libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles.
- Tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o electrónico de cualquier tipo no presentados telemáticamente.
- Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.
- En relación a los libros de actas, en cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente.
- Los libros de Socios, acciones nominativas y libros de contratos de socio único, que ya estuvieran legalizados en blanco, para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013.
- A partir de dicha fecha se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.
- Una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores.
- Una vez legalizado el libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
- Aquellas sociedades que nunca legalizaron sus libros de actas, socios, acciones nominativas o de registros de contratos de socio único, podrán incluir en los primeros libros presentados telemáticamente todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.
A estos efectos, podrá incluirse el acta de la junta general de la sociedad en la cual se ratifiquen las actas no transcritas en su día y cuya legalización ahora se solicita.
- Se establece que para los ejercicios cerrados hasta el 31 de diciembre de 2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico de los libros, el registrador permitirá la presentación en formato papel en el plazo establecido legalmente.
La Instrucció de 12 de febrer de 2015 de la Direcció General dels Registres i el Notariat sobre la legalització de llibres dels empresaris en aplicació de l’article 18 de la Llei 14/2013 de 27 de setembre, de suport als emprenedors i la seva internacionalització estableix, per als exercicis iniciats a partir del 29 de setembre de 2013, l’obligatorietat en l’ús del format electrònic i en la via telemàtica per a procedir a la legalització dels llibres obligatoris.
A manera de resum la instrucció estableix el següent:
• El termini per a la legalització de llibres és de quatre mesos després del tancament de l’exercici social.
• Els llibres obligatoris que han de legalitzar són els següents:
– Llibre Diari i un Inventari i Comptes Anuals
– Llibre d’Actes
– Llibre registre d’accions nominatives (Societats Anònimes)
– Llibre Registre de Socis (Societats Limitades)
– Llibre Registre de contractes (Únicament Societats Unipersonals)
Addicionalment es podran legalitzar els Registres de l’Impost sobre el Valor Afegit, inventaris, major i els registres que es desitgi.
• No podran legalitzar llibres enquadernats en blanc per a la posterior utilització o llibres no enquadernats, també en blanc, i formats per fulls mòbils.
• Tampoc serà possible la legalització de llibres en suport paper o electrònic de qualsevol tipus no presentats telemàticament.
• Els llibres enquadernats en blanc i ja legalitzats només podran ser utilitzats per comptabilitats, contractes i actes d’exercicis oberts abans del 29 de setembre de 2013. Un cop finalitzat aquest últim exercici social, es procedirà al tancament dels mateixos mitjançant diligència que s’acreditarà , en el primer enviament telemàtic d’aquests llibres, amb la incorporació d’un arxiu que inclogui la certificació de l’òrgan d’administració que faci constar aquesta circumstància.
• En relació als llibres d’actes, en cada exercici s’hauran de legalitzar les actes de l’exercici precedent.
• Els llibres de Socis, accions nominatives i llibres de contractes de soci únic, que ja estiguessin legalitzats en blanc, per als negocis jurídics sobre participacions o accions celebrats amb anterioritat al 29 setembre 2013.
• A partir d’aquesta data es procedirà al tancament dels mateixos mitjançant diligència que s’acreditarà, en el primer enviament telemàtic d’aquests llibres, amb la incorporació d’un arxiu que inclogui la certificació de l’òrgan d’administració que faci constar aquesta circumstància.
• Un cop inscrita la societat en el Registre Mercantil s’haurà legalitzar un llibre, que serà el primer d’ordre, en què consti la titularitat inicial dels fundadors.
• Un cop legalitzat el llibre inicial només serà obligatòria la legalització d’un nou llibre en els quatre mesos següents a la finalització de l’exercici en què s’hagi produït qualsevol alteració en la titularitat inicial o successiva de les participacions o accions o s’haguessin constituït gravàmens sobre les mateixes.
• Aquelles societats que mai van legalitzar els seus llibres d’actes, socis, accions nominatives o de registres de contractes de soci únic, podran incloure en els primers llibres presentats telemàticament totes les actes i vicissituds de la societat des de la data de la seva constitució fins a la data de tancament.
A aquests efectes, podrà incloure l’acta de la junta general de la societat en la qual es ratifiquin les actes no transcrites en el seu dia i la legalització ara se sol·licita.
• S’estableix que per als exercicis tancats fins al 31 de desembre de 2014, quan per una causa justa no sigui possible la presentació en format electrònic dels llibres, el registrador permetrà la presentació en format paper en el termini establert legalment.