Els instruments de tota empresa, com són els acords estatutaris, poden resultar insuficients per a una empresa familiar, ja que en les empreses familiars es necessita regular altres aspectes que normalment no són necessaris en empreses no familiars, com els següents:
- Accés i sortida de familiars a el govern de l’empresa
- Successió
- Formació dels futurs directius
- Pactes intrafamiliars
- Valors ètics
- Fórmules per a resolució de conflictes,
- Relacions econòmiques i professionals entre els membres de la família i l’empresa
Tot això amb la finalitat d’assegurar la continuïtat de l’empresa d’una manera eficaç. Totes aquestes qüestions i altres d’importància dins de la família poden ser acordades en el marc del que anomenem «protocol familiar» Aquí és import assenyalar que el moment per apropar la creació d’un protocol familiar és quan no es necessita. És a dir, abans que pugui sorgir qualsevol discrepància i ha de comptar amb el consens de tots els familiars. Per això és important la seva redacció en un moment pacífic, de la mà dels fundadors, per anticipar-se a futurs possibles problemes. En el procés de la seva elaboració és important que la majoria dels membres participi i que es produeixi un debat sobre els temes a incloure en el mateix. També és convenient que es revisa periòdicament per mantenir la seva vigència abans dels canvis que es vagin produint.
Contingut del protocol familiar
El contingut pot ser tan ampli i complex com la família i el seu grup empresarial requereixi. No obstant això, les empreses familiars amb més èxit solen disposar d’estructures i regles senzilla, però eficaços. L’estructura més habitual, o el contingut mínim que hauria de dotar-se el protocol familiar és el següent:
- Introducció: Sol ser habitual i aconsellable en la introducció realitzar consideracions sobre el fundador, la família, l’origen de l’empresa, els valors que el fundador o fundadors van impregnar a l’empresa, l’àmbit de les seves activitats, on va néixer i totes aquelles consideracions històriques des dels fundadors fins a l’actualitat
- Història: Història de l’empresa i de la família. Els fets i decisions principals que han portat a l’empresa fins avui
- Valors familiars: Els valors de la família i, conseqüentment, els valors a traslladar a l’empresa
- Valors corporatius: valors corporatius, si n’hi ha, que complementen els valors de la família que han estat traslladat a l’empresa.
- L’empresa: Descripció de l’empresa o grups d’empreses, la seva missió i visió, i perspectives de futur sobre el disseny de l’empresa familiar. El protocol està orientat a la continuïtat de l’empresa i, per tant, al relleu generacional en la direcció i en la propietat. S’ha d’establir un compromís d’adaptació en el futur de forma regular